ІННОВАЦІЇ. Наукова конференція. Як провести Конференцію.

Конференція (англ. Academic conference) - форма організації наукової діяльності, при якій дослідники (не обов'язково вчені або студенти) представляють і обговорюють свої роботи. Зазвичай заздалегідь (в інформаційному листі або стендовому оголошенні) повідомляється про тему, час і місце проведення конференції. Потім починається збір тез доповідей і іноді оргвнесків. За своїм статусом конференція займає проміжне положення між семінаром і конгрессом.

Історія
Першою історично зафіксованої конференцією був симпозіум друзів Агафона в 416 г до.н. е.

Структура конференції
Реєстрація учасників з роздачею програми конференції (із зазначенням черговості виступів)
Відкриття та пленарне засідання з виступом організаторів конференції
Робота в секціях або круглим столам із заслуховуванням доповідей та подальшим обговоренням
Кава-брейк в середині роботи конференції та фуршет або банкет по її закінченню
Культурні програми (екскурсії) для іногородніх гостей
Публікація збірника наукових праць. Часто збірник видається учасникам конференції при реєстрації.

Види конференцій
Науково-теоретична конференція
Науково-практична конференція
Науково-технічна конференція

Як провести Конференцію

Існує принципова різниця між проведенням короткострокового навчання (тренінги, семінари) та проведенням Конференції. Конференція - це зазвичай захід з числом учасників, що перевищує кілька десятків людей. При організації великої конференції кількість учасників може обчислюватися сотнями.

"Початкова підготовка
Визначте спільні цілі / завдання; будьте готові до того, щоб перевірити ще раз цілі / завдання в міру розгортання плану.
Визначте цільову аудиторію; якщо ви плануєте використовувати поштову фірму, переконайтеся, що вона шановна і має досвід у вашій області і що її список адресатів сучасний.
Заздалегідь визначте виступаючих.
Узгодьте дату з організатором, виберіть приміщення і заздалегідь забронюйте його; майте при собі детальний список термінів та умов контракту з організацією, що надає приміщення, якщо знадобиться змінити деталі заходу або навіть скасувати його.
Подбайте про те, щоб дата вашого форуму не співпадала з датами інших заходів, що може зменшити розмір вашої аудиторії. Якщо планована аудиторія буде інтернаціональною, подальші дати національних свят. Перевірте, чи проводяться інші заходи, з якими ваша конференція має спільну область діяльності. Вам може з'явитися можливість залучити вашу цільову аудиторію після закінчення іншого заходу.
Розробіть рекламний матеріал, звіривши з виступаючими точність ваших описів їхньої компетенції і досвіду, а також зміст планованих виступів. Сплануйте рекламну кампанію, використовуючи різноманітні методи розміщення інформації про конференцію там, де її знайдуть потенційні учасники.
Плануйте дії на випадок надзвичайних обставин. Будьте завбачливі, але не дуже турбуйтеся! Враховуйте обставини, які можуть стати для вас джерелом проблем: раптова хвороба виступаючого, проблеми з приміщенням, страйки на залізницях тощо.

Ближче до дати проведення конференції
Відправте інформацію про конференцію вашої цільової аудиторії з запасом мінімум у шість тижнів, а в ідеалі - за три місяці до дати проведення. Існує тонка грань між розсиланням інформації з урахуванням часу, достатнього для повідомлення, і розсилкою так рано, що потенційна аудиторія не вважатиме її важливою.
Розгляньте інші форми реклами, включаючи статті в журналах про навчання і торгівлі, вхідні квитки в журналах і електронну пошту. Взагалі роздруківка матеріалів повинна бути організована за два місяці до того, як вони будуть потрібні, щоб було достатньо часу для проведення всіх підготовчих заходів. Перевірте відповідні дати в цих матеріалах.
Продумайте публікацію статті в журналі, який має відношення до теми конференції і поміщає інформацію про неї.
Уважно стежте за своїми рекламними витратами, витрати за цією статтею легко можуть стати надмірними.
Працюйте ближче до місця проведення конференції. Визначте, чи є там люди, які можуть вам допомогти з плануванням, і хто буде під рукою в цей важливий день. З'ясуйте різні деталі, включаючи те, як обробляються повідомлення для виступаючих та учасників. Обговоріть з адміністрацією конференц-залу їхній досвід, все, що може піти не так, і їх підхід до вирішення непередбачених проблем.

Протягом усього часу, поки приготування набирають темп і дата заходу наближається, ставте себе на місце аудиторії, задаючи собі питання, наприклад такі:
- Навіщо мені бути присутнім на цій конференції?
- Що ця конференція може мені дати?
- Як її зміст допоможе організації, в якій я працюю?
- Чи будуть відшкодовані витрати?
- Чи добре все організовано? Чи легко мені буде добиратися?

Організуйте доставку учасників і використовуйте їх відповіді для формування основи процесу реєстрації.

Якщо всі ці основоположні пункти були прийняті до уваги, перша реєстрація учасників повинна пройти протягом одного місяця з дня оголошення про конференцію. Тримайте під контролем число проданих квитків, щоб ви могли швидко повідомити кількість, кваліфікацію і рівень тих, хто вже зареєструвався. Будьте готові перевірити наступне:
- Чи не було проблем з поштою?
- Залучили ми увагу достатньої кількості потрібних людей?
- Наскільки значущим є зміст?
- Чи немає перетинів з іншими заходами?
- Будьте готові до того, щоб переговорити з деякими представниками вашої цільової аудиторії і з'ясувати, чи є у них проблеми.

У певний момент вам, можливо, доведеться прийняти рішення про скасування конференції. Визначте готовність ораторів виступити перед меншою аудиторією або можливість змінити їхній графік. Планування завжди повинно включати оцінку витрат і наслідки в разі скасування заходу. Якщо скасування неминуча, переконайтеся, що все буде організовано настільки професійно, наскільки це можливо.
Попрацюйте з ораторами для того, щоб переконатися, що ваші і їхні очікування з приводу виступів справді збігаються. Ретельно проінструктуйте їх про ваших припущеннях щодо приміщення і будь-якої реакції учасників. Дізнатися, чи треба для них зарезервувати номер на ніч; хто їх зустріне і приєднається до них за обідом; хочете ви, щоб вони були присутні на всьому протязі конференції; чи будуть проводитися збори по вирішенню питань в кінці кожного дня; де б ви хотіли, щоб вони були присутні?
Всі ці моменти життєво важливі, якщо залучаються оратори з боку, послуги яких ви, можливо, сплачуєте. Ці пункти також важливі, коли ви просите людей з вищого керівництва вашої організації виступити на конференції.

Напередодні заходу
Минулий раз перевірте найбільш важливі аспекти, особливо:
- Приміщення, включаючи харчування і тому подібні моменти;
- Виступаючих;
- Обладнання.
Забезпечте присутність представників преси. Сподіваємося, що все піде за планом, але ваші добре продумані плани дій на випадок непередбачених обставин можуть почати працювати без вашої участі!
Зробіть все можливе, щоб розслабитися. У день проведення ви, швидше за все, будете перебувати під чималим тиском. Чим краще ви себе підготуєте, тим вище буде ваша здатність вирішувати важкі проблеми.

У день проведення Конференції
Все повинно пройти добре, якщо все було точно сплановано Вам потрібно (і ви заслуговуєте) трохи удачі для того, щоб все пройшло чудово! Проведіть день з ораторами і основними учасниками. Залиште приготування конференц-залу на адміністрацію - вони повинні бути в змозі стежити за тим щоб все йшло як треба.

Після Конференції
Продовжуйте робити все так само професійно, як і в процесі планування та проведення конференції:
Подякуйте виступаючих, організаторів місця зустрічі і всіх представників преси.
Доведіть до кінця всі заняття та плани, які були обговорені.
Проаналізуйте все, що ви запланували, і все, що сталося. Що може бути зроблено краще наступного разу? "

 http://ru.wikipedia.org/wiki/Научная_конференция

 http://www.treko.ru/show_article_876